Kennisbank · Bestuur

Wat doet een VvE-bestuurder eigenlijk?

Wie bestuurder is van een kleine VvE, is dat zelden uit ambitie geworden — meestal omdat het nu eenmaal moest. De rol is behapbaarder dan hij klinkt: de vergadering van eigenaars beslist, het bestuur voert uit.

De vergadering beslist, het bestuur voert uit

Een VvE kent twee vaste organen. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan: alle eigenaars hebben er toegang en stemrecht, en daar vallen de besluiten die ertoe doen — de begroting, de jaarrekening, het onderhoud, de benoeming van het bestuur. Het bestuur is het uitvoerende orgaan. Het ontleent zijn bevoegdheden aan de wet, de splitsingsakte en de besluiten van de vergadering.

Dat onderscheid is de hele kern van de rol: de bestuurder is geen dictator, maar iemand die de besluiten van de vergadering daadwerkelijk uitvoert.

De vergadering benoemt daarnaast een voorzitter van de vergadering, die de bijeenkomsten leidt. Dat is een andere rol dan de voorzitter van het bestuur; dezelfde persoon mag beide vervullen, maar dat hoeft niet.

De taken op een rij

Het takenpakket van het bestuur is in de meeste reglementen vergelijkbaar:

• De administratie voeren — ledenadministratie, begroting, facturen, bankmutaties en de jaarrekening over het afgelopen boekjaar.
• De bijdragen innen en de rekeningen betalen — de maandelijkse VvE-bijdrage (in de wandelgangen "servicekosten", maar het gaat niet om een serviceflat) en de betalingen aan leveranciers.
• De vergadering bijeenroepen — minimaal één keer per jaar een jaarvergadering, met agenda en op tijd verstuurde oproep.
• De besluiten van de vergadering uitvoeren — offertes aanvragen, opdracht geven, afspraken nakomen.
• Beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen regelen — dak, gevel, trappenhuis, installaties, en de verzekeringen die daarbij horen.
• De reglementen naleven en handhaven — het splitsingsreglement en een eventueel huishoudelijk reglement.
• De VvE naar buiten vertegenwoordigen — richting leveranciers, bank, verzekeraar en notaris.
• De inschrijving bij de KvK actueel houden — de VvE zelf én de bestuurders staan in het Handelsregister; bij een bestuurswissel moet dat worden bijgewerkt. Zie een VvE inschrijven bij de KvK.

Bestaat het bestuur uit meerdere personen, dan worden de functies onderling verdeeld: de voorzitter is aanspreekpunt en tekent namens de VvE, de secretaris doet correspondentie en archief, de penningmeester de financiën. Vele handen maken licht werk — en wie wil dat er iets gebeurt in de VvE, kan dat natuurlijk ook zelf oppakken en begeleiden.

In een kleine VvE is iedereen standaard bestuurder

Onder het Modelreglement Kleine VvE's 2021 zijn alle appartementseigenaars tevens bestuurder, tenzij de vergadering anders besluit (art. 35 lid 1). Drie eigenaars die nooit een bestuur hebben benoemd, vormen dus met z'n drieën het bestuur. In de praktijk trekt vaak één iemand de kar, maar formeel is het gedeeld werk — en dat mag ook echt worden verdeeld.

Welk reglement geldt, staat in de splitsingsakte. Er zijn zes modelreglementen in omloop (1973 tot en met 2021), met per editie andere artikelnummers; in de oudste drie heet het bestuur "administrateur", maar voor de wet is dat gewoon de bestuurder. De akte is op het modelreglement gebaseerd, maar kan ervan afwijken: vroeger stonden vooral de uitzonderingen in de splitsingsakte zelf, tegenwoordig wordt meestal het aangepaste modelreglement integraal in de akte opgenomen.

Wat een bestuurder níét zelf beslist

Een bestuurder voert uit; hij bepaalt niet zelf wat er gebeurt. Deze onderwerpen liggen in elk geval bij de vergadering:

• De begroting en de hoogte van de bijdragen — die stelt de vergadering vast, met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
• De jaarrekening — die legt het bestuur voor, de vergadering beslist erover.
• Zwaardere uitgaven en ingrepen — nieuwe installaties, een lening aangaan of een huishoudelijk reglement vaststellen vragen doorgaans een gekwalificeerde meerderheid, meestal twee derde van álle stemmen die uitgebracht kunnen worden, vaak met een minimale opkomst.

Ook groot onderhoud uit het meerjarenonderhoudsplan is niet automatisch besloten: het plan is de onderbouwing, het besluit valt in de vergadering.

Benoeming, ontslag en vastleggen

Bestuursleden worden benoemd door de vergadering. Eigenaars kunnen zichzelf tijdens de vergadering kandidaat stellen; zijn er meer kandidaten voor één plek, dan wordt er gestemd en wint de kandidaat met de meeste stemmen. Een bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn, al is dat wel het gebruikelijke beeld.

Andersom kan de vergadering het bestuur op elk moment ontslaan, met een gewone meerderheid van stemmen. Een bestuurder mag ook zelf opstappen. In beide gevallen geldt hetzelfde advies: benoem meteen een opvolger. Zonder bestuur is niemand verantwoordelijk voor onderhoud, administratie en het rechtsgeldig vertegenwoordigen van de VvE — en dat wreekt zich bij de eerste verkoop of hypotheekaanvraag.

Elke benoeming en elk ontslag hoort in de notulen, en daarna in het Handelsregister. Die twee regels zijn later het bewijs dat iemand bevoegd was om namens de VvE te tekenen.

Bestuurder, beheerder of administrateur

Drie termen die door elkaar lopen, terwijl het verschil uitmaakt. De bestuurder is door de vergadering benoemd en verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur. Een externe VvE-beheerder is een bedrijf of persoon aan wie de VvE (een deel van) het beheer uitbesteedt — financieel, administratief of technisch. Die werkt op basis van een beheerovereenkomst en voert taken uit namens het bestuur, maar is zelf geen bestuurder. En administrateur is in de oudere modelreglementen gewoon het woord voor bestuur, al wordt het in het spraakgebruik ook gebruikt voor de partij die de administratie voert.

Uitbesteden kan dus, en het haalt werk weg. Wat het niet wegneemt is de verantwoordelijkheid: de vergadering beslist, het bestuur legt verantwoording af. Aan het eind van het boekjaar presenteert het bestuur de jaarrekening en verleent de vergadering al dan niet decharge — kwijting voor het gevoerde beleid, maar alleen voor wat uit de jaarstukken bleek. Zie de jaarrekening van een kleine VvE, kascontrole zonder boekhoudkennis en wanneer een bestuurder persoonlijk aansprakelijk is.