Kennisbank · Vergaderen

De eerste VvE-vergadering: zo wordt hij in één avond geregeld

Een VvE activeren klinkt groot, maar begint klein: één vergadering waarin de eigenaren samen de basisbesluiten nemen. Deze pagina bevat het complete vergaderdocument — presentielijst, agenda en besluitenlijst, met een voorbeeld voor het benoemingsbesluit. Vrij te gebruiken, ook zonder Breukdeel.

Na die ene vergadering kan alles wat banken, notarissen en taxateurs straks vragen — KvK-inschrijving, bankrekening, verzekering en begroting — stap voor stap worden geregeld. Is er meer dan alleen een vergadering blijven liggen, volg dan de complete route in Slapende VvE activeren.

Vooraf: drie dingen klaarleggen

• De splitsingsakte (bij het Kadaster op te vragen als deze niet voorhanden is). Daarin staan de drie dingen die deze avond nodig zijn: de officiële naam van de VvE (onder het kopje "Oprichting vereniging van eigenaars"), de breukdelen (vooraan, in de opsomming van de appartementsrechten — elk recht eindigt op "…uitmakende het x/y-de aandeel"; vaak ook ingevuld bij artikel 2 van het reglement) en het toepasselijke modelreglement (onder het kopje "Reglement") — samen de basis voor de stemverhouding.
• Een presentielijst met breukdelen: wie is er, wie geeft volmacht, en hoeveel stemmen vertegenwoordigt ieder volgens de akte. Meestal volgen de stemmen de breukdelen, maar de akte kan afwijken — en de kostenverdeling kan wéér anders zijn dan de stemverdeling. Die afwijkingen staan verderop in de akte, bij de wijzigingen op het modelreglement; de akte gaat altijd voor. In dit sjabloon is de presentielijst pagina 1 van het vergaderdocument, mét handtekeningenkolom — één document is voor een kleine VvE genoeg.
• De uitnodiging. De norm in de meeste aktes: een oproeptermijn van vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen — reken dus op zeventien dagen tussen uitnodiging en vergadering. Oudere reglementen kunnen afwijken; de eigen akte gaat altijd voor.

De presentielijst

Het document opent met de presentielijst: iedere aanwezige eigenaar tekent, en wie een volmacht gaf wordt vermeld met de naam van de gevolmachtigde. Bij grotere VvE's is de presentielijst vaak een apart document; voor een kleine VvE werkt één geheel beter — presentielijst, aantekeningen en besluiten bij elkaar vormen samen precies het bewijsstuk dat de KvK en de bank straks willen zien bij het benoemingsbesluit.

De agenda (template)

Noteer tijdens de vergadering per agendapunt wat is besproken en besloten — zo zijn de aantekeningen meteen de notulen, en hoeft er achteraf niets meer uitgewerkt te worden. In het document staat onder elk punt schrijfruimte.

Het benoemingsbesluit (tekstvoorbeeld)

In de notulen mag het gewoon menselijk klinken; in de besluitenlijst is kort en feitelijk genoeg:

Twee personen op de rekening is geen formaliteit maar zelfbescherming: de meeste reglementen eisen dat over reservefondsgeld alleen door twee personen gezamenlijk wordt beschikt, en het beschermt de penningmeester zelf tegen elke schijn. Leg dus ook vast wie tweede gemachtigde voor de bankrekening wordt.

De besluitenlijst en de vaststelling

Som op de laatste pagina de genomen besluiten op, geformuleerd als uitkomst — "De vergadering stemt in met de schildersbeurt." Niet op elk agendapunt hoeft een besluit te volgen. Daaronder is ruimte voor de actiepunten: wie doet wat, voor wanneer.

De notulen worden pas op de vólgende vergadering van eigenaars vastgesteld. Het document sluit daarom af met een vaststellingsblok voor dat moment:

Na de vergadering: de volgorde die werkt

Akte ✓ en vergadering ✓ — daarna:

1. KvK-inschrijving. De bestuurder schrijft de VvE en zichzelf in bij het Handelsregister — zie de gids Een VvE inschrijven bij de KvK.
2. Bankrekening. Betaal- en spaarrekening op naam van de VvE, met twee gemachtigden — zie Een bankrekening voor een kleine VvE.
3. Verzekering. Opstal- en aansprakelijkheidsverzekering op naam van de VvE controleren of afsluiten.
4. Houd de VvE levend. De eigenaren maken de maandbijdrage zelf over — met een periodieke overboeking gaat dat vanzelf — en de administratie wordt bijgehouden. Zo blijft de VvE ook ná deze avond actief; met Breukdeel blijft dat dossier vanzelf actueel.