Breukdeel samen de VvE

Privacy

Privacyverklaring

Versie 0.93·Geldig vanaf 2 september 2026·Subverwerkerslijst

In het kort

Breukdeel helpt kleine verenigingen van eigenaars (VvE’s) hun administratie zelf te voeren. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens. We gaan daar als volgt mee om:

Hieronder leggen wij dit uitgebreider uit.

1. Wie is verantwoordelijk?

Breukdeel wordt aangeboden door:

Voor verwerkingen waarvoor Breukdeel zelf het doel en de middelen bepaalt, is Breukdeel B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Heeft uw vraag betrekking op gegevens in de administratie van uw VvE? Dan is uw VvE meestal de verwerkingsverantwoordelijke. U kunt uw verzoek dan het beste eerst richten aan het bestuur van de VvE. Breukdeel helpt de VvE bij de behandeling van zo’n verzoek.

2. Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Breukdeel in verband met:

Deze verklaring geldt niet voor verwerkingen die een VvE buiten Breukdeel uitvoert. Ook bepaalt deze verklaring niet hoe een VvE haar eigen persoonsgegevens moet verwerken. De VvE moet daarover zelf informatie geven aan haar leden, bewoners en andere betrokkenen.

3. Welke rol heeft Breukdeel?

3.1 Breukdeel als verwerkingsverantwoordelijke

Breukdeel is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die nodig zijn voor:

3.2 Breukdeel als verwerker voor de VvE

Een VvE kan via Breukdeel persoonsgegevens verwerken van onder meer eigenaars, voormalige eigenaars, bewoners, bestuurders, leden van de kascommissie, leveranciers, debiteuren, notarissen en andere zakelijke relaties van de VvE.

Voor deze VvE-administratie is de VvE in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en is Breukdeel verwerker. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst tussen de VvE en Breukdeel. Breukdeel verwerkt deze gegevens alleen:

Breukdeel gebruikt VvE-gegevens niet om individuele leden te profileren, voor eigen reclame of om gegevens aan derden te verkopen.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt Breukdeel?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw contact met Breukdeel en van de functies die uw VvE gebruikt.

4.1 Websitebezoekers

Bij een bezoek aan de openbare website kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

De openbare website gebruikt zelfgehoste Umami-statistieken. Deze statistieken gebruiken geen cookies en volgen u niet over andere websites. Om bezoeken te tellen gebruikt Umami een dagelijks wisselende, versleutelde technische aanduiding; deze is niet tot uw naam herleidbaar en wordt niet gebruikt om u over meerdere dagen of websites heen te volgen. Een IP-adres kan technisch kort worden verwerkt om een verzoek af te handelen, maar wordt niet als bezoekersprofiel opgeslagen.

4.2 De gratis Breukdeel-check

Als u de Breukdeel-check gebruikt en het rapport per e-mail opvraagt, kunnen wij verwerken:

De check is een signalering op basis van uw eigen antwoorden. De uitkomst is geen juridisch, financieel of boekhoudkundig oordeel.

4.3 Aanvragers, klanten en zakelijke contactpersonen

Bij een aanvraag, offerte, overeenkomst of zakelijke relatie kunnen wij verwerken:

4.4 Gebruikers van de klantomgeving

Voor toegang en gebruik van mijn.breukdeel.nl kunnen wij verwerken:

Breukdeel gebruikt in beginsel eenmalige magic links. Het oorspronkelijke inlogtoken wordt niet leesbaar opgeslagen; alleen een hash en technisch noodzakelijke metadata worden bewaard.

4.5 Ondersteuning, klachten en incidenten

Als u contact opneemt voor ondersteuning of een klacht, kunnen wij verwerken:

Wij vragen u om in een supportvraag geen gegevens van leden of andere personen op te nemen als die niet nodig zijn.

4.6 Gegevens die Breukdeel namens de VvE verwerkt

Afhankelijk van de gebruikte onderdelen kan de VvE via Breukdeel onder meer de volgende gegevens verwerken:

Breukdeel heeft de dienst niet ingericht voor het standaard verwerken van burgerservicenummers, geboortedata, medische gegevens of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens. Upload zulke gegevens alleen als dit aantoonbaar noodzakelijk en rechtmatig is. De VvE blijft verantwoordelijk voor die beoordeling.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Breukdeel verwerkt persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag uit de AVG bestaat.

5.1 Website en technische werking

Doel: pagina’s tonen, verkeer afhandelen, fouten oplossen en de beschikbaarheid en veiligheid bewaken.

Grondslag: het gerechtvaardigde belang van Breukdeel om een betrouwbare en veilige website en dienst aan te bieden.

5.2 Privacyvriendelijke webstatistieken

Doel: in geaggregeerde vorm begrijpen welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers bij Breukdeel komen en of de website goed werkt.

Grondslag: het gerechtvaardigde belang van Breukdeel om de website en informatievoorziening te verbeteren. Wij beperken de gegevens, hosten de statistieken zelf, gebruiken geen analytische cookies en volgen bezoekers niet over websites heen.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking.

5.3 Gratis Breukdeel-check

Doel: de check uitvoeren, het gevraagde rapport samenstellen en toesturen, misbruik voorkomen en de werking van de check meten.

Grondslag: uitvoering van de door u gevraagde gratis dienst of het nemen van stappen op uw verzoek. Voor zakelijke contactgegevens van iemand die namens een VvE handelt en voor beveiliging kan daarnaast ons gerechtvaardigde belang gelden.

Wij gebruiken uw checkantwoorden niet automatisch voor commerciële e-mail. Wilt u later informatie of een aanbod ontvangen, dan vragen wij dat afzonderlijk of nemen wij alleen contact op voor zover dit wettelijk is toegestaan.

5.4 Aanvragen, offertes en klantrelatie

Doel: vragen beantwoorden, een aanbod doen, de VvE identificeren, bevoegdheid controleren, de overeenkomst sluiten en uitvoeren, onboarding verzorgen en serviceberichten sturen.

Grondslag: het gerechtvaardigde belang van Breukdeel en de VvE om de zakelijke relatie te voeren. Als u zelf partij bent bij een overeenkomst, kan de verwerking ook noodzakelijk zijn voor de uitvoering daarvan of voor stappen op uw verzoek voorafgaand aan die overeenkomst.

5.5 Accounts, toegang en beveiliging

Doel: gebruikers toegang geven, rollen en bevoegdheden toepassen, ongeoorloofde toegang voorkomen, handelingen aantoonbaar maken en incidenten onderzoeken.

Grondslag: uitvoering van de klantovereenkomst en het gerechtvaardigde belang van Breukdeel, de VvE en haar betrokkenen bij een veilige, integere en controleerbare dienst.

5.6 Facturering en eigen administratie

Doel: facturen sturen, betalingen en incasso’s verwerken, de financiële administratie voeren en aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen voldoen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, het gerechtvaardigde belang bij betaling en administratie, en wettelijke verplichtingen van Breukdeel.

5.7 Ondersteuning en klachten

Doel: vragen beantwoorden, problemen oplossen, klachten behandelen, de kwaliteit bewaken en gemaakte afspraken kunnen aantonen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigde belang om klanten zorgvuldig te helpen en geschillen te voorkomen of af te handelen.

5.8 Nieuws en aanbiedingen

Doel: u informeren over nieuws, kennisartikelen of aanbiedingen van Breukdeel.

Grondslag: uw toestemming, of — alleen waar de wet dat toestaat — ons gerechtvaardigde belang binnen een bestaande klantrelatie. Elke commerciële e-mail bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid. Service- en beveiligingsberichten zijn geen marketing en kunnen noodzakelijk blijven.

5.9 Wettelijke verplichtingen en rechtsvorderingen

Doel: voldoen aan een wettelijke verplichting, reageren op een bevoegd verzoek van een toezichthouder of autoriteit, en een rechtsvordering instellen, uitoefenen of onderbouwen.

Grondslag: een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij de bescherming van onze rechten en die van anderen.

6. Van wie ontvangen wij gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens:

Een verwijzercode laat zien via welk kanaal iemand bij Breukdeel kwam. Breukdeel ontvangt via die code niet automatisch de naam of contactgegevens die een verwijzer zelf heeft.

Krijgen wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u, dan informeert de VvE u doorgaans over de verwerking van haar administratie. Als Breukdeel zelf verwerkingsverantwoordelijke is, geven wij de wettelijk vereiste informatie rechtstreeks of via deze verklaring.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Breukdeel deelt persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor een van de beschreven doelen, als u of de VvE daarvoor opdracht geeft, of als de wet dit verplicht.

7.1 Dienstverleners en subverwerkers

Wij kunnen dienstverleners inzetten voor:

Voor zover zo’n partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, sluiten wij de vereiste verwerkersafspraken en beperken wij de toegang tot wat nodig is.

De actuele lijst met subverwerkers, hun functie en verwerkingslocatie staat op https://breukdeel.nl/privacy/subverwerkers/. Voor de dienstverlening gaat het in ieder geval om hosting en opslag bij Hostinger, transactionele e-mail via Brevo, documentherkenning door Google Cloud (verwerking uitsluitend in de EU) en taalmodellen van OpenAI en Anthropic voor de interpretatie van documentinhoud. De verwerkers van documentinhoud verwerken die inhoud alleen om het gevraagde resultaat te leveren en gebruiken deze niet om modellen te trainen. Nieuwe of vervangende subverwerkers worden vooraf op de subverwerkerslijst gepubliceerd; klanten met een verwerkersovereenkomst worden ten minste dertig dagen vooraf geïnformeerd.

7.2 Opdracht van de VvE

Een bevoegde gebruiker kan gegevens laten verzenden of beschikbaar stellen aan bijvoorbeeld:

Breukdeel controleert niet zelfstandig of iedere ontvanger die de VvE kiest alle gegevens mag ontvangen. De VvE blijft verantwoordelijk voor de instructie en de grondslag. Breukdeel biedt waar mogelijk functies die de gegevensoverdracht begrenzen en aantoonbaar maken.

7.3 Wettelijke verstrekking en bedrijfswijziging

Wij kunnen gegevens verstrekken als een wet, rechterlijk bevel of bevoegd toezichthoudend verzoek dit vereist. Als dat wettelijk is toegestaan, informeren wij de betrokken klant vooraf.

Bij een fusie, financiering, verkoop of overdracht van (een deel van) Breukdeel kunnen noodzakelijke gegevens onder passende geheimhouding worden gedeeld. De nieuwe partij mag de gegevens alleen binnen de geldende privacyregels en de beschreven doelen gebruiken.

Breukdeel verkoopt geen persoonsgegevens.

8. Worden gegevens buiten de EER verwerkt?

Wij richten de dienst in op verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Documentherkenning vindt uitsluitend in de EU plaats. De taalmodellen van OpenAI en Anthropic draaien in de Verenigde Staten; die doorgifte gebeurt onder de waarborgen van hoofdstuk V AVG (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie dan wel een adequaatheidsbesluit). Daarnaast kunnen sommige leveranciers of hun groepsmaatschappijen vanuit een land buiten de EER ondersteuning bieden of anderszins toegang hebben.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Breukdeel voor een geldige doorgiftegrondslag. Dat kan zijn:

U kunt via info@breukdeel.nl meer informatie vragen over de toepasselijke waarborgen. Beveiligingsgevoelige of vertrouwelijke onderdelen mogen wij daarbij afschermen.

9. Gebruikt Breukdeel AI of geautomatiseerde besluitvorming?

Breukdeel kan software gebruiken om gegevens uit documenten te herkennen, te structureren of als voorstel te tonen. Denk aan het uitlezen van een gescande splitsingsakte of het herkennen van factuurgegevens.

Elk document dat in het Dossier of als splitsingsakte wordt geüpload, wordt in zijn geheel en ongeredigeerd, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, ter herkenning aangeboden aan Google Cloud Document AI in de EU. Pas daarna, en alleen voor de interpretatie van de inhoud, kunnen delen van de herkende tekst aan de taalmodellen van OpenAI of Anthropic worden voorgelegd. Wie een document namens de VvE uploadt, doet dat binnen de instructie van de VvE.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

De gratis Breukdeel-check berekent een signalering op basis van uw antwoorden. Die signalering bepaalt niet of u klant mag worden, verandert geen rechten of plichten en vervangt geen menselijke juridische of boekhoudkundige beoordeling.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Soms geldt een wettelijke bewaarplicht of is tijdelijke bewaring nodig voor beveiliging of een bestaand geschil.

De standaardtermijnen zijn:

10.1 Gegevens die Breukdeel voor de VvE verwerkt

Voor VvE-gegevens geldt in beginsel de instructie van de VvE en de verwerkersovereenkomst. De standaardinrichting is:

Een uitzondering kan gelden als de VvE tijdig een afzonderlijke archiefdienst kiest, als een wettelijke plicht rechtstreeks op Breukdeel rust, of als tijdelijke bewaring strikt noodzakelijk is voor een bestaand geschil, beveiligingsonderzoek of rechtsvordering.

De wettelijke bewaarplicht voor de administratie van de VvE blijft bij het bestuur van de VvE. Breukdeel neemt die verantwoordelijkheid niet over. De VvE moet daarom tijdig een export downloaden en zelf bewaren.

10.2 Back-ups

Back-ups zijn bedoeld voor herstel na een storing of incident. Gegevens in een back-up worden niet voor gewone bedrijfsdoelen gebruikt. Als een verwijderde dataset bij een noodzakelijk herstel tijdelijk terugkomt, wordt de verwijdering opnieuw toegepast.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Breukdeel neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s. Daaronder vallen naar ontwerp en waar van toepassing:

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Vermoedt u misbruik, een datalek of een beveiligingsprobleem? Meld dit zo snel mogelijk via info@breukdeel.nl met als onderwerp “Beveiligingsmelding”. Deel geen gevoelige gegevens per onbeveiligde e-mail als dat niet nodig is.

12. Welke privacyrechten heeft u?

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij mogen een verzoek bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk weigeren als bewaring wettelijk verplicht is, als de rechten van anderen moeten worden beschermd of als een andere wettelijke uitzondering geldt. Wij leggen een weigering uit.

12.1 Een verzoek doen

U kunt een verzoek sturen naar info@breukdeel.nl. Vermeld:

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van uw identiteitsbewijs en vragen nooit meer dan nodig.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of veel gelijktijdige verzoeken mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval laten wij dit binnen de eerste maand weten.

12.2 Gegevens in de administratie van uw VvE

Gaat uw verzoek over gegevens die de VvE in Breukdeel verwerkt, zoals uw ledengegevens, bijdrage, betalingshistorie of eigendomsperiode? Richt uw verzoek dan eerst aan het bestuur van uw VvE. De VvE beslist over het verzoek; Breukdeel verleent de benodigde technische bijstand.

Stuur het verzoek ook aan Breukdeel als u het bestuur niet kunt bereiken of niet weet welke VvE de gegevens verwerkt. Wij helpen u het verzoek veilig bij de juiste verantwoordelijke te krijgen, voor zover wij dat kunnen vaststellen.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

13.1 Openbare website

De openbare website gebruikt zelfgehoste Umami-statistieken zonder cookies. Umami verwerkt bezoek- en gebeurtenisgegevens met een dagelijks wisselende technische aanduiding en volgt bezoekers niet over andere websites.

De Breukdeel-check bewaart uw antwoorden en voortgang tijdelijk in uw eigen browser (localStorage), zodat u verder kunt waar u was. Deze gegevens verlaten uw apparaat pas als u het rapport opvraagt. U wist ze met de knop "Opnieuw" in de check of via de instellingen van uw browser.

Als Breukdeel later niet-noodzakelijke cookies, trackingpixels of vergelijkbare technieken wil gebruiken, plaatsen wij die pas nadat u daarvoor geldige toestemming heeft gegeven. We bieden dan een even duidelijke mogelijkheid om te weigeren en om uw keuze later te wijzigen.

13.2 Klantomgeving

De klantomgeving gebruikt strikt noodzakelijke beveiligings- en sessiecookies, waaronder:

Deze cookies zijn nodig voor de door u gevraagde beveiligde dienst, worden niet voor reclame gebruikt en zijn zo ingesteld dat scripts in de browser de inhoud niet kunnen lezen. De sessiecookie heeft een maximale geldigheidsduur van 30 dagen en kan eerder vervallen door uitloggen of intrekking van toegang.

14. Kinderen

Breukdeel richt zich op VvE’s en volwassen gebruikers die namens een VvE handelen. De dienst is niet bedoeld voor zelfstandig gebruik door kinderen. Denkt u dat wij zonder passende grondslag gegevens van een kind verwerken? Neem dan contact met ons op.

15. Wijzigingen

Breukdeel kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen.

De actuele versie staat op breukdeel.nl. Bovenaan staat de versiedatum. Bij een wijziging die merkbare gevolgen heeft voor bestaande klanten of gebruikers, informeren wij hen via de klantomgeving of per e-mail voordat de wijziging ingaat, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk en wettelijk nodig is.

Een wijziging van deze verklaring geeft Breukdeel niet automatisch een nieuwe grondslag voor een ander gebruik van persoonsgegevens. Als toestemming of een andere aanvullende handeling nodig is, vragen wij die afzonderlijk.

16. Vragen, klachten en contact

Heeft u een vraag, privacyverzoek of klacht? Neem contact op met:

Niet tevreden over onze afhandeling? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de bevoegde rechter gaan.