Kennisbank · Oprichting & herstel

Een VvE inschrijven bij de KvK: waarom het moet en hoe het werkt

Elke Vereniging van Eigenaars moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel — dat volgt uit de Handelsregisterwet en geldt óók voor een VvE van twee appartementen boven een winkel. Toch staan juist veel kleine en slapende VvE's er niet in.

De VvE ontstond ooit automatisch bij de splitsing, en daarna heeft niemand er meer naar omgekeken. Dit artikel legt uit waarom de inschrijving meer is dan een formaliteit, wat er nodig is, en hoe een bestuurswissel netjes wordt doorgegeven.

Waarom de inschrijving belangrijker is dan hij lijkt

De wet verplicht de inschrijving, maar de praktische redenen zijn dwingender dan de juridische:

• Zonder KvK-nummer geen bankrekening. Banken zijn wettelijk verplicht te controleren of de VvE in het Handelsregister staat en wie de bestuurders zijn. Geen inschrijving betekent: geen rekening op naam van de VvE — en dus ook geen reservefonds dat aan de wettelijke eis voldoet.
• Zonder actuele inschrijving hapert de verkoop. Bij de verkoop van een appartement hoort een KvK-uittreksel van de VvE bij de stukken die taxateur en koper opvragen; een taxatierapport zonder complete VvE-informatie wordt niet gevalideerd, en dan komt de hypotheek van de koper in de knel.
• Verzekeringen en contracten. Opstalverzekeraars en leveranciers vragen om het KvK-nummer; een niet-ingeschreven VvE kan feitelijk niets op eigen naam regelen.

Dit is er nodig

• De splitsingsakte. Daarin staat de officiële naam van de VvE en het adres van het gebouw. Geen akte in huis? Die is tegen een kleine vergoeding op te vragen bij het Kadaster.
• Een bestuurder. De KvK registreert niet alleen de vereniging maar ook de bestuurder(s). Is er nog nooit een bestuurder benoemd, dan is daarvoor een besluit van de vergadering van eigenaars nodig — bij een kleine VvE kan dat in één korte eerste vergadering, vastgelegd in notulen. (In veel kleine VvE's onder het Modelreglement Kleine VvE's 2021 zijn alle eigenaars overigens al standaard bestuurder.)
• Geldige identiteitsbewijzen van de in te schrijven bestuurder(s).
• De ondertekende notulen van de benoemingsvergadering én de ondertekende presentielijst. De KvK vraagt beide expliciet — notulen waarin de benoeming staat, plus de presentielijst met handtekeningen van de aanwezige eigenaren. Een tekstvoorbeeld staat in De eerste VvE-vergadering.
• De actuele KvK-route. Voor de VvE zelf gebruikt de inschrijfroute formulier 5; voor bestuurder(s) formulier 22. KVK biedt voor functionarissen inmiddels ook een online route en beschrijft per formulier of opsturen, online doorgeven of een afspraak nodig is. Begin daarom op de actuele VvE-inschrijfpagina van KVK en volg daar de route voor de concrete situatie. De eerste inschrijving van een nieuwe organisatie kost in 2026 eenmalig € 85,15.

De UBO-vraag, in gewone taal

Hier ontstaat vaak verwarring, en dat is niet gek: de KvK zegt zelf dat een VvE níet UBO-plichtig is — en dat klopt, VvE's zijn uitgezonderd van het UBO-register, daar hoeft dus niets. Maar bij het openen van een bankrekening moet de bánk wel zelf vaststellen wie de "uiteindelijk belanghebbenden" zijn; dat is een verplichting van de bank (Wwft), niet van de VvE. Twee verschillende loketten, twee verschillende regels.

Hoe de bank dat invult, hangt af van de grootte van de VvE. Bij een kleine VvE is het rekenwerk simpel: wie meer dan 25% van de breukdelen of stemmen heeft, telt als UBO — en bij twee, drie of vier eigenaren is dat al snel iedereen. Bij grotere VvE's heeft níemand meer dan 25%, en dan merkt de bank de bestuurder(s) aan als zogeheten pseudo-UBO. Dat wringt conceptueel — een VvE-bestuurder beslist immers niet zelf, maar voert uit wat de vergadering van eigenaars heeft besloten — maar zo werkt het regime in de praktijk. Voor wie het overkomt: het is een registratie, geen aansprakelijkheid of zeggenschapsclaim.

Bestuurswissel? Geef het door

Een inschrijving is geen eenmalige klus. Vertrekt een bestuurder of komt er een nieuwe, dan moet het Handelsregister worden bijgewerkt — wettelijk uiterlijk één week na de wijziging (artikel 20 Handelsregisterwet). Een verouderde inschrijving is een stille veroorzaker van gedoe: een notaris kan niet vaststellen wie er namens de VvE mag verklaren, en de bank leunt op wat er bij de KvK staat.

Het goede nieuws: de KvK is hiervoor het enige loket dat er echt toe doet. Veel banken hebben een koppeling met het Handelsregister en nemen een bestuurswissel automatisch over — apart "inschrijven" bij de bank hoeft dan niet. Wat wél een aparte handeling bij de bank blijft, is de praktische kant van de rekening: bankpassen, internetbankieren-toegang en wie er mag betalen of tekenen. Die machtigingen wijzigen niet vanzelf mee.

Bij elke bestuurswissel hoort dus een kort vast ritueel:

1. Notulen van het benoemingsbesluit vastleggen.
2. De vertrekkende bestuurder schrijft éérst de nieuwe bestuurder in — en pas daarna zichzelf uit.
3. De rekeningmachtigingen aanpassen bij de bank (passen, internetbankieren, tekenbevoegdheid).

Voor slapende VvE's: dit is stap één

Wordt de VvE wakker — meestal omdat een verkoop of financiering erom vraagt — dan is de KvK-inschrijving de eerste dominosteen ná een geldige benoeming: daarna kunnen de bankrekening, de verzekeringscontrole en de eerste begroting volgen. De complete route staat in Slapende VvE activeren: akte opvragen → eerste vergadering met benoemingsbesluit → KvK → bank → verzekering → begroting en reservering. Begin voordat een verkooptermijn gaat lopen; de bankprocedure laat zich niet afdwingen.