Kennisbank · Financiën

Wat is de VvE-bijdrage en hoe komt het bedrag tot stand?

De VvE-bijdrage is een voorschot dat volgt uit de begroting en de verdeelsleutel in de splitsingsakte. Servicekosten is een huurrechtelijk woord en zegt daarom niet welke posten er in het bedrag zitten.

De bijdrage is een voorschot dat uit de begroting komt

Een VvE maakt vooraf een begroting voor het komende boekjaar. De vergadering stelt die begroting vast en bepaalt daarbij het bedrag dat eigenaren bij wijze van voorschot verschuldigd zijn. Daarmee is de maandelijkse VvE-bijdrage geen tarief dat een beheerder mag zetten, maar de uitkomst van een begrotingsbesluit.

Na afloop van het boekjaar sluit de administratie zich niet vanzelf af. Het bestuur maakt een jaarrekening, de vergadering stelt die vast en bepaalt daarbij de definitieve bijdragen. Bleek het voorschot te hoog, dan volgt een teruggave of verrekening, tenzij de vergadering een andere bestemming kiest. Bleek het te laag, dan volgt een naheffing. Hoe dat in de jaarstukken zichtbaar wordt, staat in de uitleg over de jaarrekening van een kleine VvE.

De begroting bevat in de eerste plaats de lopende lasten van het gebouw: onderhoud en gebruik van gemeenschappelijke delen, schoonmaak, energie of water waarvoor eigenaren niet afzonderlijk worden aangeslagen, en de voorgeschreven verzekeringen. Daarnaast bevat zij de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud. De kosten van de vereniging zelf lopen mee: administratie, beheer, bankkosten en eventueel rente en aflossing op een VvE-lening.

Servicekosten zijn geen VvE-begrip

In advertenties en gesprekken heet de maandelijkse bijdrage vaak servicekosten. Dat woord heeft wel een vaste plaats in het huurrecht: daar zijn het de vergoedingen voor zaken en diensten die een verhuurder naast het ter beschikking stellen van de woonruimte aan een huurder levert (art. 7:237 lid 3 BW). Een VvE-bijdrage ontstaat niet uit een huurdienst, maar uit het appartementsrecht, de splitsingsakte en een besluit van de vergadering.

Daarom heeft servicekosten voor een VvE geen vaste inhoud. Het ene overzicht bedoelt de volledige voorschotbijdrage, inclusief de reservering. Het andere laat de reservering buiten het bedrag, telt alleen zorg, schoonmaak of energie mee, of noemt een bedrag waarin een leverancier nog niet is verwerkt. Twee cijfers met hetzelfde label kunnen daardoor iets heel verschillends meten.

De controle zit niet in het woord, maar in de specificatie. Een begroting is te controleren: welke kosten zijn erin opgenomen, welke baten verminderen het eigen aandeel en hoe wordt het restant verdeeld? Bij een offerte of koopdossier hoort die specificatie erbij. Zonder specificatie is een bedrag aan servicekosten niet meer dan een label.

De verdeelsleutel staat in de splitsingsakte

De wettelijke hoofdregel is dat elk appartementsrecht een gelijk deel in de gemeenschap geeft, tenzij het reglement een andere verhouding bepaalt. In de praktijk staat in vrijwel elke akte een breukdeel, bijvoorbeeld omdat een grotere woning een groter aandeel heeft. Dat is dus geen wettelijke noodzaak, maar een keuze die bij de splitsing is vastgelegd.

Het kostenaandeel hoeft daar niet mee gelijk te lopen. Een reglement kan voor bepaalde kosten een afwijkende verhouding vaststellen of bepaalde kosten bij de eigenaren leggen die van een voorziening gebruik maken. Een lift die de begane grond niet bereikt, kan daarom alleen buiten de verdeling blijven als het reglement dat zo bepaalt. Dat is geen algemene gewoonte.

Ook het stemgewicht is een afzonderlijke grootheid. Het aantal stemmen per appartementsrecht staat in de akte en hoeft niet met het breukdeel mee te bewegen. Een groter appartement kan zwaarder in de kosten delen en toch één stem hebben; omgekeerd kan het stemgewicht op gebruik of een aparte regeling rusten. Aandeel in de gemeenschap, kostenaandeel en stemgewicht zijn drie maten die de akte los van elkaar kan vaststellen.

Een gemiddelde per vierkante meter zegt weinig

De cijfers die online rondgaan als het gemiddelde per vierkante meter kunnen alle tegelijk kloppen. De ene meting betreft nieuwbouw, de andere panden uit een andere bouwperiode. De ene VvE heeft een lift, stadsverwarming en een parkeergarage, de andere een trappenhuis en een fietsenstalling. Soms zit de reservering in het bedrag, soms de verwarming en soms geen van beide. Ook de meetwijze verschilt: een gemiddelde zegt iets anders dan het midden van een reeks waarnemingen.

Een bedrag per vierkante meter verbergt bovendien dat veel kosten niet met oppervlakte schalen. Een dak, een gevel, een lift en een brandinstallatie zijn er voor het hele gebouw. Daardoor is een kleine VvE niet automatisch goedkoper per vierkante meter, en is een hoge bijdrage in een oud pand niet zonder meer een teken van wanbeheer.

Vergelijkbaar is vooral het eigen gebouw met zichzelf. Staat de begroting naast de werkelijke kosten van het jaar ervoor? Past de reservering bij het onderhoud dat in het meerjareonderhoudsplan staat? Voldoet het reservefonds aan de route die de vergadering heeft gekozen? En betaalt elk appartementsrecht het aandeel dat de akte voorschrijft? Dat zijn vier vragen die meer zeggen dan een landelijk gemiddelde.

Een andere verdeelsleutel vraagt een wijziging van de akte

De verdeelsleutel aanpassen is geen gewone begrotingsbesluit. De hoofdregel is dat alle eigenaren meewerken aan een wijziging van de splitsingsakte. Komt die medewerking er niet, dan biedt de wet een tweede weg: het bestuur werkt mee en de vergadering neemt het besluit met ten minste vier vijfde van álle stemmen die aan de eigenaars toekomen. Afwezigen tellen dus mee in de noemer.

Voor die vergadering geldt een oproepingstermijn van ten minste vijftien dagen. De oproeping meldt dat een aktewijziging wordt voorgesteld en bevat de tekst of tekening van het voorstel; het voorstel ligt bovendien ten minste vijf dagen voor de vergadering ter inzage. Zijn alle eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd en wordt het besluit met algemene stemmen genomen, dan vervallen die vormvereisten.

Een eigenaar die niet vóór het besluit heeft gestemd, kan gedurende drie maanden, te rekenen van de dag na het besluit, vernietiging vorderen. Bovendien is toestemming nodig van hypotheekhouders en anderen die een beperkt recht op een appartementsrecht hebben, en van gerechtigden wier recht door de wijziging wordt verkort. De notaris wacht doorgaans tot de vernietigingstermijn veilig is gepasseerd. Pas een notariële akte, ingeschreven in de openbare registers, maakt de nieuwe verdeling rechtsgeldig.

Soms is een aktewijziging niet nodig, maar alleen omdat het reglement voor die kosten al een afwijkende verdeling vastlegt of een rechter dat heeft bepaald. Een gewoon vergaderingsbesluit kan die regel niet terzijde zetten. De grens staat dus in de eigen akte; de tekst beslist.