Kennisbank · Financiën

Een eigenaar betaalt de VvE-bijdrage niet. Wat kan de VvE doen?

In een VvE van drie of vier appartementen is de eigenaar met een achterstand geen dossiernummer, maar de buurman van de eerste verdieping. Juist daarom werkt het beter om een achterstand niet als persoonlijke kwestie te behandelen, maar als een vaste procedure die voor iedereen hetzelfde verloopt.

Waarom het blijft liggen

Een herinnering sturen is in een kleine VvE al snel een vervelend gesprek met de directe buurman. Het bestuur doet het werk vrijwillig en weet vaak ongeveer waarom het even niet lukt. Dus blijft het liggen: eerst een maand, dan een kwartaal.

De rekeningen van de VvE lopen ondertussen door — de opstalverzekering, het schoonmaakcontract, de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud. Wat één eigenaar niet betaalt, komt uit geld dat van alle eigenaren samen is; ontstaat daardoor een tekort, dan betalen de anderen dat via een extra bijdrage alsnog.

Een vast proces haalt de persoon uit de kwestie. Wie maandelijks nakijkt of alle bijdragen binnen zijn en bij een achterstand altijd dezelfde stap zet, hoeft niet per geval af te wegen of het "deze keer wel gepast" is. Het is dan geen oordeel over de buurman, maar de procedure die iedereen kent. Dat spaart de onderlinge verhouding eerder dan dat het die belast.

Servicekosten, voorschotbijdrage, VvE-bijdrage

In de wandelgangen heet het meestal servicekosten. Formeel is de maandelijkse VvE-bijdrage een voorschotbijdrage: een voorschot op de werkelijke kosten van het boekjaar. De vergadering van eigenaars stelt de hoogte jaarlijks vast op basis van de begroting, en de kosten worden verdeeld naar rato van de breukdelen — tenzij de splitsingsakte een andere verdeling voorschrijft.

Na afloop van het boekjaar wordt afgerekend op basis van de werkelijke kosten. Dat leidt tot een naheffing of een teruggave, en die afrekening blijkt uit de jaarrekening. Het verschil is meer dan een woordkwestie: de bijdrage is geen dienst die een eigenaar afneemt en kan opzeggen, maar een verplichting die volgt uit de akte en uit een besluit van de vergadering.

De escalatieladder, stap voor stap

1. Controleer maandelijks en stuur een herinnering. Kijk elke maand na of alle bijdragen binnen zijn. Bij een achterstand volgt een vriendelijke herinnering met een termijn van 14 dagen. Vaak is het niet meer dan een mislukte incasso of een gewijzigd rekeningnummer.
2. Stuur daarna een schriftelijke aanmaning. Verstrijkt die termijn, dan volgt een aanmaning met opnieuw een termijn van minimaal 14 dagen. Vermeld daarin dat dit de laatste gelegenheid is om zonder extra kosten te betalen, en wat de volgende stap is.
3. Geef de vordering uit handen. Blijft betaling uit, dan kan de VvE een incassobureau inschakelen; de wettelijke incassokosten komen voor rekening van de eigenaar met de achterstand. Doorgaans is daarvoor een incassobesluit van de vergadering nodig, waarin het bestuur de bevoegdheid krijgt om verdere stappen te zetten. Neem dat besluit bij voorkeur als algemene regel, vóórdat er een concreet geval is — dan hoeft het bestuur later niet met naam en toenaam om toestemming te vragen.
4. Leg de vordering voor aan de kantonrechter. Bij aanhoudende weigering kan de VvE de rechter vragen de bijdrage toe te wijzen. VvE-zaken lopen via de kantonrechter; een advocaat is daarbij niet verplicht.
5. Beslag als uiterste stap. In het uiterste geval kan executoriaal beslag worden gelegd op het appartementsrecht. In de praktijk komt het zelden zo ver: de meeste achterstanden lopen af bij stap één of twee.

Niet te lang laten liggen

Vorderingen tot betaling van periodieke VvE-bijdragen verjaren na vijf jaar. Een achterstand die blijft liggen, verdwijnt dus wel — maar ten laste van de VvE, niet ten laste van de eigenaar. Dat is de zakelijke reden om de eerste stap vroeg te zetten, terwijl het bedrag nog klein is en het gesprek nog makkelijk.

Wat er gebeurt bij verkoop

Verkoopt de eigenaar het appartement, dan vraagt de notaris een verklaring aan het bestuur (art. 5:122 lid 5 en 6 BW). Daarin staan de omvang van het reservefonds en de bedragen die de verkoper op het moment van overdracht nog aan de VvE verschuldigd is. De notaris is niet wettelijk verplicht die achterstand te verrekenen met de koopsom, maar op grond van zijn zorgplicht wordt het wel van hem verwacht; in de praktijk gebeurt het meestal.

Op grond van art. 5:122 lid 3 BW is de nieuwe eigenaar hoofdelijk aansprakelijk voor achterstallige bijdragen van de vorige eigenaar over het lopende en het voorgaande boekjaar — het splitsingsreglement kan daarvan afwijken. Die aansprakelijkheid reikt nooit verder dan het bedrag dat uit de verklaring van het bestuur blijkt.

Dat maakt de stukken rond een verkoop geen formaliteit. Wie het hele jaar door bijhoudt wie wat betaald heeft, geeft die opgave in een kwartier af — en klopt hij. In Breukdeel is het een druk op de knop: de administratie is al actueel, dus de notaris krijgt direct de juiste en volledige cijfers.