Kennisbank · Bestuur

Wanneer is een VvE-bestuurder persoonlijk aansprakelijk?

Zelden — dat is het eerlijke antwoord: voor wie te goeder trouw handelt is het in de praktijk uitzonderlijk. Maar de grond die het vaakst wordt genoemd, raakt kleine VvE's wel degelijk: het niet voeren van een deugdelijke administratie.

In een kleine VvE is bijna iedereen bestuurder

Onder het Modelreglement Kleine VvE's 2021 zijn alle appartementseigenaars tevens bestuurder, tenzij de vergadering anders besluit (art. 35 lid 1). Een VvE van drie die nooit expliciet een bestuur benoemde, heeft er dus een dat uit alle drie de eigenaars bestaat. Dit is daar geen bestuurskwestie maar een kwestie van iedereen.

Welk reglement geldt, staat in de splitsingsakte. Er zijn zes modelreglementen in omloop (1973–2021) met per editie andere artikelnummers; in de oudere heet het bestuur "administrateur". De akte gaat altijd vóór. Bestuurders horen bovendien in het Handelsregister, net als iedere bestuurswissel (art. 35 lid 3). Zie een VvE inschrijven bij de KvK.

De drie situaties waarin het kan spelen

Uitgangspunt is dat de VvE een rechtspersoon is: de verplichtingen zijn van de vereniging, niet van de bestuurder privé. Daarop bestaan drie uitzonderingen.

1. Kennelijk onbehoorlijk bestuur. Ernstig tekortschieten in de bestuurstaak: geen deugdelijke administratie voeren, verplichte verzekeringen niet afsluiten, belastingen niet betalen, geen vergaderingen bijeenroepen, of financiële beslissingen nemen buiten de eigen bevoegdheid.
2. Onrechtmatig handelen jegens derden. Alleen als de bestuurder daarvan persoonlijk een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
3. Tegenstrijdig belang. Meebeslissen over een onderwerp waarbij een bestuurder zelf belang heeft, zonder dat te melden.

De drempel is steeds dezelfde en ligt hoog: een persoonlijk ernstig verwijt. Een vergissing of een besluit dat achteraf verkeerd uitpakte, is dat niet.

Hoe uitzonderlijk het in de praktijk is

Bij VvE's is persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders uitzonderlijk. Wie te goeder trouw handelt en zich aan de regels houdt, loopt weinig risico.

Een voorbeeld uit de rechtspraak: bij een onderverzekerd appartementengebouw oordeelde de rechtbank Amsterdam dat de bestuurder niet persoonlijk aansprakelijk was. Het verzekerde bedrag wordt door de vergadering vastgesteld — een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle eigenaars. Wel geldt er een zorgplicht bij verzekeringen en bij het naleven van het reglement; bij ernstig nalaten kan het alsnog spelen.

Wat de WBTR sinds 2021 verandert

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) geldt sinds 1 juli 2021 en is ook op VvE's van toepassing. Vier punten zijn relevant:

• Tegenstrijdig belang — wie dat heeft, neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming daarover. Geldt het voor alle bestuursleden, dan beslist de vergadering.
• Aansprakelijkheid bij faillissement — bestuurders kunnen hoofdelijk aansprakelijk zijn als kennelijk onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement was.
• Belet en ontstentenis — het reglement moet regelen wat er geldt als een bestuurder tijdelijk of definitief niet in functie is; de meeste modelreglementen doen dat al.
• Raad van commissarissen — mag, hoeft niet.

De WBTR werkt automatisch door; de splitsingsakte hoeft er niet voor te worden aangepast.

De administratie is de bescherming, niet de bedreiging

Hier zit de kern. "Het niet voeren van een deugdelijke administratie" is een van de weinige expliciet genoemde gronden voor persoonlijke aansprakelijkheid. Omgekeerd geldt dus: een administratie die klopt is precies wat een vrijwillige bestuurder beschermt — het is de rustigste manier om aantoonbaar te maken dat er behoorlijk is bestuurd.

Wat het reglement vraagt, is concreet. Het bestuur houdt een administratie bij van de vermogenstoestand van de vereniging en bewaart de stukken zó dat op elk moment inzage mogelijk is in de rechten en verplichtingen van de VvE (art. 36 MR Kleine VvE's 2021). Na afloop van elk boekjaar volgt een jaarrekening, met de exploitatierekening als bedoeld in art. 5:112 lid 1 sub b BW, en binnen zes maanden de jaarvergadering waarin die wordt voorgelegd (art. 29).

Concreet: een bankrekening op naam van de VvE, bewaarde facturen en bankmutaties, een jaarrekening per boekjaar, notulen waarin de besluiten staan. Zie de jaarrekening van een kleine VvE voor wat erin hoort.

Wat decharge wel en niet afdekt

Decharge is de kwijting die de vergadering het bestuur verleent voor het gevoerde beleid over een boekjaar. Onder het Modelreglement Kleine VvE's 2021 besluit de vergadering daarover in de jaarvergadering, nadat de jaarrekening is vastgesteld, en komt het besluit in de notulen (art. 29) — leg het dus ook echt vast.

Na decharge is het bestuur in beginsel niet meer aansprakelijk voor dat beleid, maar alleen voor zover dat uit de jaarstukken en de aan de vergadering verstrekte informatie bleek. Niet voor wat daar niet uit bleek, niet voor wat opzettelijk is verzwegen, niet voor toekomstig beleid. Daarmee sluit de cirkel: hoe completer de stukken op tafel, hoe meer een decharge waard is.

Meestal adviseert de kascommissie de vergadering hierover. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 kent geen kascommissie; daar beoordeelt de vergadering de jaarrekening zelf, wat het juist belangrijker maakt dat alle eigenaars de cijfers kunnen volgen. Zie kascontrole zonder boekhoudkennis.