Kennisbank · Kascontrole

In de kascommissie zonder boekhoudkennis. Wat controleer je eigenlijk?

De vergadering benoemt twee eigenaars om de cijfers na te kijken en geen van beiden heeft ooit een balans gelezen. Dat hoeft ook niet: een kascontrole is geen boekhoudexamen, maar nagaan of de cijfers kloppen met wat er werkelijk is binnengekomen en uitgegeven.

Wat de kascontrole wel en niet is

De kascommissie wordt door de vergadering benoemd om het financiële beheer van de VvE te controleren. Zij is verplicht zodra de VvE geen raad van commissarissen heeft en geen verklaring van een (register)accountant overlegt — bij een kleine VvE is dat vrijwel altijd het geval.

Het werk bestaat uit vier dingen: de balans en de jaarstukken nakijken, inzage nemen in de administratie, verslag uitbrengen aan de vergadering en adviseren over decharge. Goedkeuren hoort er niet bij — dat doet de vergadering zelf. Dat verschil haalt de druk eraf: het oordeel hoeft niet sluitend te zijn, het moet eerlijk zijn.

De jaarrekening bestaat uit drie onderdelen (art. 5:112 lid 1 sub b BW): de exploitatierekening, de balans per jaareinde waaruit het reservefonds blijkt, en een toelichting. Ontbreekt een van de drie, dan is dat op zichzelf al een bevinding.

Vijf vragen die de controle beantwoordt

1. Kloppen de cijfers met de bankafschriften? Leg het begin- en eindsaldo van elke rekening naast de jaarstukken. Sluit dat aan, dan staat het fundament. Zo niet, dan is dat de eerste vraag aan het bestuur — vaak is de verklaring simpel, zoals een betaling van eind december die pas in januari van de rekening ging.
2. Zit er een factuur of bon bij elke uitgave? Vraag bij de grootste posten de onderliggende stukken op en neem bij de kleine een steekproef. Een uitgave zonder document is niet meteen fout, maar hoort wel genoteerd en toegelicht te worden.
3. Staat het reservefonds apart en klopt het saldo? Het geld van het reservefonds moet op een aparte bankrekening op naam van de VvE staan (art. 5:126 lid 3 BW). Controleer dus twee dingen: dat die rekening bestaat, en dat het saldo overeenkomt met het reservefonds op de balans. Een reservering die alleen in de boeken bestaat, is geen reservefonds.
4. Wijkt de werkelijkheid logisch af van de begroting? Op de begroting van vorig jaar is de voorschotbijdrage gebaseerd — in de volksmond de servicekosten. Zet begroting en werkelijke kosten naast elkaar en kijk naar de posten die er duidelijk naast zitten. Een uitschieter is geen probleem; een onverklaarde uitschieter wel. Uit het verschil volgt de afrekening: een naheffing of een teruggave.
5. Zijn achterstanden zichtbaar? Vraag een overzicht van de openstaande bijdragen per eigenaar op de laatste dag van het boekjaar. Achterstanden mogen bestaan, verzwegen achterstanden niet. Ze werken twee kanten op: periodieke vorderingen op de VvE-bijdrage verjaren na vijf jaar, en bij verkoop moet het bestuur ze opgeven in de verklaring aan de notaris (art. 5:122 lid 5 BW).

En als het reglement geen kascommissie kent?

Het Modelreglement Kleine VvE's 2021, geschreven voor splitsingen van twee tot vijf appartementsrechten, kent geen artikel over een kascommissie. Daar keurt de vergadering de jaarrekening zelf goed en controleren de eigenaars elkaar. Praktisch kan het ook nauwelijks anders: twee leden buiten het bestuur zijn er niet als iedereen bestuurder is.

De controle verdwijnt daarmee niet, ze verschuift. De vergadering stelt zelf dezelfde vijf vragen, en dan telt vooral dat de cijfers vooraf compleet bij álle eigenaars liggen: jaarstukken, bankafschriften en het overzicht van openstaande posten. Wie ze pas op tafel ziet komen, kan niets controleren. Een agenda met de stukken erbij doet hier het meeste werk.

Uitbesteden kan ook

Niet elke VvE krijgt de controle intern rond. Dan is een externe kascontrole een optie, geen verplichting. Aan de rolverdeling verandert het niets: de vergadering stelt de jaarrekening vast en verleent decharge, een externe partij levert alleen de bevindingen. Wat het reglement over de kascommissie voorschrijft, blijft daarnaast gewoon gelden. Uitbesteden ligt voor de hand wanneer:

• niemand binnen de VvE de controle wil of kan doen;
• de VvE twee eigenaars telt en de penningmeester zichzelf niet kan controleren;
• de cijfers al onderwerp van discussie zijn en een frisse, onafhankelijke blik het gesprek korter maakt.

De Kaswacht doet onafhankelijke kascontroles voor VvE's.

Wat decharge wel en niet dekt

Decharge is de kwijting die de vergadering aan het bestuur verleent voor het gevoerde financiële beleid over een boekjaar. Zij volgt in drie stappen: het bestuur presenteert de jaarrekening, de kascommissie brengt verslag uit en adviseert, en daarna keurt de vergadering de stukken goed.

De reikwijdte is beperkt. Na decharge is het bestuur in beginsel niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid, maar alleen voor zover dat uit de jaarstukken en de verstrekte informatie bleek. Voor wat er niet uit bleek of bewust is verzwegen, blijft het bestuur aansprakelijk. Vooruit werkt decharge evenmin: over het lopende boekjaar zegt zij niets.

Voor een vrijwillig bestuur is dat eerder geruststellend dan bedreigend. Persoonlijke aansprakelijkheid is in de praktijk uitzonderlijk voor wie te goeder trouw handelt, en volledige, controleerbare stukken zijn juist de beste bescherming.