Kennisbank · Financiën

Wat moet er in de jaarrekening van een kleine VvE staan?

Een VvE van twee of drie appartementen heeft dezelfde jaarrekeningplicht als een complex van tachtig. Wat er precies in hoort is korter dan veel besturen vrezen — maar het moment waarop het stuk op tafel moet komen, ligt wel vast.

Ook een VvE van twee of drie ontkomt er niet aan

De wet draagt het bestuur op om na afloop van het boekjaar een jaarrekening op te maken: een exploitatierekening met een toelichting, en een balans (art. 5:112 lid 1 sub b BW). Die verplichting kent geen ondergrens. Ze geldt voor een complex met tachtig woningen en net zo goed voor twee woonlagen boven een winkel.

Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 herhaalt het in artikel 10. Het boekjaar loopt daarin gelijk met het kalenderjaar (art. 28), tenzij de splitsingsakte iets anders bepaalt — de akte gaat altijd voor.

Wat erin hoort, in gewone woorden

Drie onderdelen, meer niet:

• Een overzicht van baten en lasten over het afgelopen jaar. Wat er binnenkwam aan bijdragen en wat eruit ging aan verzekering, onderhoud, energie voor de gemeenschappelijke ruimtes en administratie. In de wet heet dat de exploitatierekening.
• Een balans per het einde van het boekjaar. Wat de VvE op dat moment bezit en wat er nog openstaat: banksaldo, bijdragen die nog niet binnen zijn, rekeningen die nog niet betaald zijn. Uit de balans moet onder meer de omvang van het reservefonds blijken.
• Een toelichting. De paar zinnen bij de cijfers die uitleggen wat een lezer anders zelf moet raden: waarom een post fors afwijkt van de begroting, waar een groot bedrag vandaan komt, wat er in het reservefonds is bijgestort.

Voor een kleine VvE past dat vaak op twee of drie pagina's. Een accountantsverklaring hoort er niet bij, en vaktaal evenmin: de vergadering moet de cijfers kunnen volgen, en dat zijn buren, geen boekhouders.

De administratie eronder telt even hard mee

De jaarrekening is de samenvatting; de administratie is het bewijs. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 vraagt in artikel 36 dat het bestuur de vermogenstoestand van de vereniging bijhoudt en de stukken zo bewaart dat op elk moment inzage mogelijk is in de rechten en verplichtingen van de vereniging.

"Op elk moment" is de kern van die bepaling. Een doos met bonnetjes die pas in mei wordt omgekeerd, laat dat niet zien; het gaat om een lopende administratie waarin een bankmutatie, een factuur of een openstaande bijdrage zonder reconstructiewerk terug te vinden is. De bewaartermijn voor die stukken gaat trouwens pas lopen vanaf de dag waarop de vergadering de bijbehorende jaarrekening heeft vastgesteld.

Wanneer het stuk op tafel moet

Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar houdt de VvE haar jaarvergadering (art. 29 lid 1 MR Kleine VvE's 2021). Bij een kalenderboekjaar is dat dus uiterlijk 30 juni. In die vergadering legt het bestuur de jaarrekening ter goedkeuring voor.

Terugrekenen loont. De oproeping gaat bij dit modelreglement vijftien dagen vooraf de deur uit en de conceptjaarrekening hoort daarbij — anders stemmen mensen over cijfers die ze ter plekke voor het eerst zien. Voor een kalenderboekjaar betekent dat: begin juni een concept, eind juni de vergadering.

De agenda is overzichtelijk: notulen van de vorige keer, jaarrekening, eventueel het advies van de kascommissie, decharge, de begroting en voorschotbijdragen voor het lopende jaar, rondvraag. Wie vanaf nul begint, vindt een werkbare opzet in het vergaderdocument voor de eerste VvE-vergadering.

Vaststelling en decharge: twee verschillende dingen

Zolang de vergadering er niet over heeft besloten, is het een conceptjaarrekening — ook als de cijfers kloppen en iedereen ze al heeft gelezen. Pas het besluit van de vergadering maakt er een vastgestelde jaarrekening van, en dat besluit hoort in de notulen te staan.

Daarna volgt de tweede vraag: krijgt het bestuur decharge, de kwijting voor het gevoerde financiële beleid over dat boekjaar? Wie de cijfers vooraf nakijkt, verschilt per reglement. De meeste modelreglementen kennen een kascommissie: minimaal twee leden buiten het bestuur, die de administratie inzien, verslag doen en de vergadering adviseren om wel of geen decharge te verlenen — adviseren, want vaststellen doet de vergadering zelf. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 kent geen kascommissie-artikel; daar lopen de eigenaars de cijfers in de vergadering samen na. Hoe zo'n controle eruitziet zonder boekhoudachtergrond, staat in kascontrole zonder boekhoudkennis.

Bij verkoop is het het eerste stuk dat wordt opgevraagd

Zodra er een appartement te koop staat, komt de vraag vanzelf en meestal in dezelfde bewoording: de laatste jaarrekening en de notulen van de laatste drie jaar. De jaarrekening is een verplichte bijlage bij het taxatierapport, naast de splitsingsakte en -tekening, het meerjarenonderhoudsplan, het KvK-uittreksel en de opstalpolis. Ontbreken die stukken, dan kan het taxatierapport niet worden gevalideerd en komt de financiering van de koper niet rond. De volledige lijst staat in VvE-stukken bij verkoop.

Bij de overdracht vraagt de notaris het bestuur bovendien om een opgave (art. 5:122 lid 5 en 6 BW): hoe groot het reservefonds is en wat de verkoper op dat moment nog aan de VvE verschuldigd is. Die opgave komt regelrecht uit de jaarrekening en de bijdrageadministratie, en snijdt twee kanten op: de koper is niet verder aansprakelijk dan het bedrag dat eruit blijkt, dus een vergeten achterstand blijft bij de VvE zelf liggen.